Tata Cara Menerima Tamu

Berikut Rangkaian Cara Menerima Tamu untuk Sekretaris :

 

Salah satu tugas sekretaris adalah mengatur pertemuan antara bos dengan tamu-tamu yang akan bertemu dengan bos. Mulai dari membuat janji, konfirmasi, sampai menerima kedatangan tamu bos di kantor. Tetapi sebagai sekretaris, anda nggak bisa asal menerima tamu begitu saja. Ada etika dan aturan tersendiri dalam menerima tamu.


Di bawah ini adalah hal-hal yang sebaiknya dilakukan oleh sekretaris dalam menerima tamu bos di kantor:


- Menyambut, menerima dan mempersilahkan tamu duduk. Sebaiknya tamu jangan dibiarkan terlalu lama menunggu. Begitu anda tahu bahwa tamu sudah datang segera temui dan sambutlah sebagaimana mestinya. Hadapilah tamu dengan sopan tetapi tidak takut-takut sekaligus ramah tetapi tetap memberi kesan serius dan berwibawa.

- Basa-basi dengan tamu boleh saja tapi jangan biarkan tamu berbicara ‘melantur’. Jika pembicaraan tamu mulai melenceng kembalikan pembicaraan ke urusan yang sebenarnya dengan ramah namun bijak.


- Bila tamu ingin bertemu dengan bos tetapi bos tidak ada di tempat, sebaiknya tamu dipersilahkan mengisi buku tamu dan menuliskan pesan yang ingin disampaikan pada bos. Bisa juga bicarakan secara lisan tentang kepentingannya terhadap bos. Kemudian sampaikan padanya untuk menginformasikan pertemuan kembali dengan anda.

- Bila bos ada di tempat, tamu dipersilahkan duduk dan mengisi buku tamu. Kemudian tanyakan apakah sudah ada janji sebelumnya. Jika sudah, anda dapat menginformasikannya pada bos.

- Saat anda meninggalkan tamu, tamu dipersilahkan menunggu di ruang tamu. Berikan bacaan yang netral misalnya surat kabar atau majalah.

- Setelah itu hubungi bos anda dan informasikan tamu yang datang lengkap dengan identitas dan keperluannya. Jika ternyata bos tidak bersedia menemui karena sesuatu hal, anda harus mengatakan pada tamu secara diplomatis. Diplomatis disini maksudnya anda harus menyampaikan secara sopan, teratur, dan tidak merusak nama lembaga maupun kewibawaan bos.

- Jika bos bersedia menemui tamu, antarkan tamu ke tempat dimana bos ingin bertemu. Jangan biarkan tamu mencari-cari sendiri tempat pertemuan dengan bos. Karena sebagai tamu tentunya ia belum ‘familiar’ dengan kantor anda, kecuali jika ia sudah sering datang ke kantor anda.

Jangan lupa, sebagai sekretaris cara anda menghadapi tamu seringkali mencerminkan ‘image’ perusahaan dan mencerminkan profesionalisme anda dalam bekerja. Maka itu, jagalah sikap dan bicara anda terhadap tamu, klien atau orang-orang dari lembaga lain yang berkepentingan dengan perusahaan.

Menerima tamu adalah sebuah keahlian tersendiri yang perlu diketahui dan dipelajari oleh semuawanita.

·         Sebaiknya seorang tamu itu jangan dibiarkan menunggu terlalu lama karena itu akan membuat seorang tamu tidak nyaman dan memiliki pemikiran yang kurang baik terhadap tuan rumahnya.

·        Hadapilah tamu dengan tenang dan ramah, jangan lupa untuk tetap memberi kesan serius dan memperhatikan.

·         Bila ada tamu yang datang ke rumah Anda dan yang dicari sedang tidak ada dirumah, maka tanyakan kepada tamu tersebut apakah ingin meninggalkan pesan untuk anggota keluarga Anda yang dicarinya. Tanyakan dengan sopan dan penuh dengan penghargaan.

·         Jika tamu tersebut adalah tamu atasan Anda dan atasan ANda tidak ada di tempat sebaiknya persilahkan tamu untuk mengisi buku tamu dan nomer telponnya yang bisa dihubungi sehingga Anda bisa memberi kabar kalau bos Anda sudah memiliki waktu untuk bertemu dengan waktu tersebut.

·         Jika yang dicari oleh tamu tersebut ada di tempat maka jangan lupa untuk mempersilahkan menunggu sejenak dan jangan lupa untuk menanyakan apakah sudah membuat janji dengan orang yang dicari. Ini akan menimbulkan kesan eksklusif di mata tamu tersebut.Siapkan sebuah majalah atau surat kabar selagi tamu tersebut menunggu.

·         Jika memang orang yang dicari itu tidak bersedia menemui tamu maka si penerima tamu harus bisa menyampaikannya secara diplomatis dan tidak merusak citra orang yang dicari, karena tidak setiap orang bisa menerima tamu setiap saat.

·         Bagi Anda sang penerima tamu, apa yang Anda katakan dan lakukan di depan tamu akan memberikan kesan yang mendalam terhadap sang tamu. Oleh karena itu lekuakn semua kegiatan penerimaan tamu dengan sebaik-baiknya dengan memikirkan banyak aspek yang mungkin dihadapi.

Bertamu dan menerima tamu adalah kegiatan sehari- hari yang sangat familiar di kalangan masyarakat kita. Sebagai makhluk sosial yang membutuhkan satu sama lainnya, bertamu menjadi media interaksi sosial antar tetangga. Karena tujuan silaturahim adalah untuk kebajikan, maka dibutuhkan etika agar membawa berkah baik bagi tamu maupun sang tuan rumah, meskipun itu keluarga kita sendiri.

Seringkali kita melupakan soal etika bersilaturahmi ini, padahal itu sangat penting diperhatikan untuk menciptakan suasana yang menyenangkan saat bersilaturahmi. Tak hanya etika bagi tamu yang ingin bersilaturahmi, tuan rumah pun mempunyai etika menerima tamu. Misalnya, memperlakukan tamu dengan baik, menghidangkan makanan yang memuaskan tanpa harus bermewah-mewah, dan membuat tamu merasa nyaman berada di rumah kita.

Andai saja kita tahu betapa besarnya manfaat silaturahmi, niscaya sepanjang waktu rasanya ingin selalu bersilaturahmi. Setidaknya silaturahmi yang terjalin dengan baik akan menambah saudara baru dan mempereratnya, menambah wawasan dan ilmu.

Sering sekali diantara kita terjadi salah paham karena lemahnya komunikasi akibat jarangnya bersilahturami. Pendek kata silaturahmi yang teratur dan terprogram dengan baik adalah bagian kunci suksesnya hubungan persaudaraan kita ini.

Berikut adalah beberapa etika bersilaturahmi:

Untuk  Tuan Rumah

Selalu bersikap dan berbicara ramah.

Menampakkan kegembiraan dengan kehadirannya.

Jangan hanya mengundang orang-orang yang berada/kaya untuk jamuan dan mengabaikan orang-orang yang kurang mampu.

Tidak memaksakan diri mengundang tamu.

Jangan membebani tamu untuk membantu.

Hendaklah segera menghidangkan makanan untuk tamu, karena yang demikian itu berarti menghormatinya.

Jangan tergesa-gesa untuk mengangkat makanan hidangan sebelum tamu selesai menikmati jamuan.

Mengantar tamu hingga di luar pintu rumah. Ini menunjukkan penerimaan tamu yang baik dan penuh perhatian.

Untuk Tamu

Memilih waktu berkunjung yang tepat, bukan pada saat orang beristirahat.

Mengetuk pintu secara wajar, jangan menggedor pintu.

Ucapkan salam dengan sopan dan tidak berteriak.

Ucapkan salam maksimum tiga kali, jika tidak ada jawaban, sebaiknya kembali lagi lain kali.

Tanyakan pada tuan rumah apakah ada acara atau kegiatan lain.

Jika bertamu karena undangan sebaiknya tidak terlambat.

Tidak memilih-milih undangan.

Jangan terlalu lama bertamu.

Jika harus menginap, tidak boleh lebih dari tiga hari, kecuali jika tuan rumah yang meminta.

Pulang dengan hati lapang dan memaafkan kekurangan yang terjadi.

Mudah-mudahan dengan etika di atas, dapat membuat hubungan antar kita menjadi lebih harmonis lagi.