Created by Rodiah Nur Asni

Pengantar Sekretaris

PENGERTIAN SEKRETARIS

Profesi sekretaris kini menjadi semakin penting dalam dunia bisnis. Profesi ini menjadi semakin bergengsi, bergaji besar, dan ikut menentukan keberhasilan operasi bisnis.

Selain memiliki keterampilan dasar yang sempurna (skill), para eksekutif pun menginginkan para sekretarisnya membawa sikap-sikap khusus (attitude), memiliki pengetahuan yang luas (knowledge), serta memiliki pemahaman yang tepat akan pekerjaannya dan memandang dengan benar betapa luasnya aspek pekerjaannya dan memandang dengan benar betapa luasnya aspek pekerjaan sekretaris (understanding).

Berikut adalah definisinya :

1. Dari Asal Katanya

Sekretaris berasal dari bahasa Latin dan Inggris. Bahasa Latin: Secretum yang artinya rahasia. Bahasa Inggris: Secret yang artinya rahasia. Berarti Sekretaris adalah orang yang diberi kepercayaan untuk menyimpan rahasia dalam melaksanakan pekerjaannya.

2. Asisten Pemimpin

Beberapa definisi lain mengenai sekretaris yaitu seorang sekretaris adalah asisten pemimpin yang memiliki keahlian mengurus kantor.

3. Seseorang yang Membantu Seorang Pemimpin

Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.

4. Orang yang Paling Dekat dengan Bos

Sekretaris adalah orang yang paling dekat dengan bosnya baik secara fisik maupun hubungannya. Kesimpulannya, sekretaris adalah seseorang yang paling dekat dengan pimpinan yang dipercayai untuk mengerjakan segala kegiatan administrasi kantor untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

5. Seorang Profesional dengan Aneka Tanggung Jawab

Seorang sekretaris adalah seorang profesional yang menampilkan aneka macam tanggung jawab tugas kesekretarisan dengan penuh kompetensi, dapat dipercaya, dan berkepribadian.

6. Menurut M. Braum dan Ramon

Sekretaris adalah seorang pembantu dari seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya.

7. Menurut Drs. The Liang Gie

Sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.

8. Menurut Drs. Ig. Wursanto

Mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan pimpinannya.

---

SYARAT MENJADI SEKRETARIS PROFESIONAL
Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki seorang sekretaris baik organisasi maupun perusahaan,yaitu sebagai berikut:
1. Syarat pendidikan dan pengetahuan
pendidikan sekurang-kurangnya SMK Program Studi Sekretaris, SMU ditambah pendidikan sekretaris. Syarat Pengetahuan umum , yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan dengan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kersetariatan, ekonomi, politik, dan hukum serta secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. hal ini penting karena seorang menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang dilakukan oleh seorang pimpinan sehingga kurang mengikuti pekembangan yang terjadi tentunya dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya. sekretaris harus mempunyai pengetahuan yang luasmisalnya pengetahuan mengenai organisasi dan manajemen perusahaan serta masalah dunia bisnis.
2. Syarat kepribadian
yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seorang yang menjadi sekretaris , seperti penyabar, simpatik, bijaksana , penampilan baik , pandai bergaul. dapat dipercaya , memegang teguh rahasia, dan lain-lain.
3. Syarat pengetahuan khusus
yaitu pengetahyuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia bekerja . biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah tentang manajemen kesekretarisan.
4. Syarat skill dan tehnik kesekretariatan
kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya, seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf dan kearsipan.
5. Syarat praktek
yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti menerima tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan. mampu menggunakana mesin-mesin kantor beserta program aplikasinya. misalnya untuk komputer mampu menggunakan aplikasi microsoft powerpoint, microsoft word, microsoft excel, dan microsoft acess.
6. Syarat keterampilan
mampu menguasai dan menggunakan bahasa indonesia dengan baik dan benar , mampu menguasai dan menggunakan minimal satu bahasa asing terutama bahasa inggris baik tulisan maupun pembicaraan. sekretaris profesional harus mampu berkomunikasi melalui internet, misalnya mengakses data , mengirim/menerima e-mail , dan sebagainya.