Created by Neneng Septiani

SYARAT MENJADI SEKRETARIS PROFESIONAL

Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki seorang sekretaris baik organisasi maupun perusahaan,yaitu sebagai berikut:
1. Syarat pendidikan dan pengetahuan
pendidikan sekurang-kurangnya SMK Program Studi Sekretaris, SMU ditambah pendidikan sekretaris. Syarat Pengetahuan umum , yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan dengan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kersetariatan, ekonomi, politik, dan hukum serta secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. hal ini penting karena seorang menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang dilakukan oleh seorang pimpinan sehingga kurang mengikuti pekembangan yang terjadi tentunya dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya. sekretaris harus mempunyai pengetahuan yang luasmisalnya pengetahuan mengenai organisasi dan manajemen perusahaan serta masalah dunia bisnis.
2. Syarat kepribadian
yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seorang yang menjadi sekretaris , seperti penyabar, simpatik, bijaksana , penampilan baik , pandai bergaul. dapat dipercaya , memegang teguh rahasia, dan lain-lain.
3. Syarat pengetahuan khusus
yaitu pengetahyuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia bekerja . biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah tentang manajemen kesekretarisan.
4. Syarat skill dan tehnik kesekretariatan
kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya, seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf dan kearsipan.
5. Syarat praktek
yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti menerima tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan. mampu menggunakana mesin-mesin kantor beserta program aplikasinya. misalnya untuk komputer mampu menggunakan aplikasi microsoft powerpoint, microsoft word, microsoft excel, dan microsoft acess.
6. Syarat keterampilan
mampu menguasai dan menggunakan bahasa indonesia dengan baik dan benar , mampu menguasai dan menggunakan minimal satu bahasa asing terutama bahasa inggris baik tulisan maupun pembicaraan. sekretaris profesional harus mampu berkomunikasi melalui internet, misalnya mengakses data , mengirim/menerima e-mail , dan sebagainya.

---

PERAN SEORANG SEKRETARIS

Seklertaris memengang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahan. Peranan sekertaris secara umum dapat diiketahui sebagai berikut:
1. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pemimpin.
2. Sebagai sumber informal yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, dan tanggung jawab.
3. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanan tugas.
4. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalamm ide- ide.
5. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pipim[nan bawahan.
Peranan Sekertaris Terhadap Bawahan:
1. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penenpatan pegawai yang sesuia dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).
2. Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik.
3. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
4. Meneriama pendapat dan usul bawahan dalam berbagi masalah.
5. Megadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
6. Peranan sekertaris terhadap bawahan merupakan penilaan dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekertaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekertaris yang ramah dasn komunikatif akan memberikan suasana hubungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala pernasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesikan.
Pendakatan yang Dapat Dilakukan Sekertaris Terhadap Bawahanya
Beberapa cara seorang sekertaris dalam mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan, yaitu:
1. Memberikan perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik secara lisa  maupun tulisan.
2. Megadakan pegawasan secara langsung pada saat- saat tertentu kepada pegawai bawahan yang melaksanakn tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pembianan.
3. Megadakan hubungan yang bersifat informal  terhadap pegawai bawahan agar mendapat dukungan moril dalam melaksanakan pekerjaanya.
Peran Human Relation Seorang Sekertaris
Human relation memiliki peranan yang pentig dalam memecaqhkan masalah yang menyangkut faktor manusia dalam organisasi. Benturan psikologis dan komflk antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi sering terjadi, bukan saja antara pimpinan dengan karyawan, yang dapat menggangu kelancaran organisasi mencapai tujuan. Sekerataris harus dapat menbiasakan diri dalam kehidupan sehari- hari dengan berbagi macam tipe manusia atau dapat bergaul (memiliki keahlian interpersonal yang cakap).
Menurut Abraham Maslow , kebutuhan manusia dibagi menjadi 5 dan bersifat hierarki, yaitu sebagai berikut:
1. kebutuhan fisilologi, seperti sandang pangan, dan papan
2. Kebutuhan keamanan, kebutuhan untuk bebas dari kekhwatiran akan hal-hal yang akan dialami damasa depan, seperti uang pensiun, keamanan kehidupan hari tua yang terjamin, dll.
3. Kebutuhan sosial, kebutuhan yang diperoleh dari interaksi sosial, seperti rasa cinta darii orang lain, diterima oleh rekan kerja, dan laim sebagainya.
4. Kebutuhan akan penghargaan diri, seperti penghormatan dari orang lin, reputasi, satatus, dan lain-lain.
5. Kebutuhan akutualisasi diri, kebutuhan akan terpenuhinya kinginan manusia yang sempurna, seperti realisasi potensi diri untuk terus tumbuh dan pengembangan diri.
Peran-peran Umum
1. Sekertaris sebagai duta
Peranan sekaqrataris dikatakan sebagai duta yaitu sekertaris sebagai wawkil dari perusahan sehingga penampilan dan sikapnya haruslah baik dan sikapnya haruslah baik dan profesional, karena sekertaris bukan hanya berhubungan dengan masyarakat tersrbut.
2. Sekertaris sebagai pintu gerbang.
Peranan Peranan seketaris dikatakan sebagai pintu gerbang kasrena fungsin sekertaris salah satuny adalah sebagai penerima tamu, untuk itulah letak meja dan kursi sekertaris berdekatan dengan pintu masuk ruangan pimpinan di mana para tamu, relasi, maupun karyawan sendiri yang ingin bertemu dengan pimpinan haruslah melapor atau ijin kepada sekertaris terlebih dahul.
3.Sekertaris sebagai ibu rumah tangga perusahan
Disini sekertaris harus dapat berperilaku selayaknya ibu dari perusahan. ia harus dapat menaungi perusahan dan menjadi contoh yang baik dalam mengurus kantoranya.
4. Sekertaris sebagai humas
Sekertaris sebagai penghubung antara perusahan dengan lingkungan keja, linkungan masyarakat, baik bertatapan muka secara langsung melalui telepon, atau media yang lain.